
POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLEGIO GIMNASIO EL PORTILLO

- El COLEGIO GIMNASIO EL PORTILLO, en adelante El Colegio, en cumplimiento con lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1317 de 2013 y demás normas reglamentarias, establece la siguiente política de protección de datos personales que define los lineamientos generales para la recolección, tratamiento, almacenamiento, protección y administración de los datos personales legalmente obtenidos de estudiantes, padres de familia, proveedores y trabajadores captados a través de los diferentes canales de información y almacenados en bases de datos de El Colegio sujetos a tratamiento y protección de datos personales, en virtud de la realización de su labor misional.
Para los efectos de esta política se tendrán como datos de identificación del Gimnasio El Portillo los siguientes:
NIT: 800006229-9
CORREO: administracion@gimportillo.com
DIRECCIÓN: Kilometro 6 vía Suba-Cota.
TELEFONOS: 57 (1) 6812091- 6812077
Definiciones:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
- Dato público: aquel que no es semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que, por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que, por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de estos.
- Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. – Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- El diseño, desarrollo, evaluación, calificación, registro, control y reporte de las actividades académicas y formativas necesarias para la ejecución del currículo institucional.
- El registro de la información de los empleados, estudiantes y proveedores para llevar a cabo las actividades logísticas necesarias y complementarias para la prestación del servicio educativo, entre las que se encuentran: transporte escolar especializado, cafetería, servicios de vigilancia y demás actividades conexas con el servicio formativo que ofrece El Colegio.
- El registro de la información de los empleados, estudiantes y padres de familia y/o acudientes de los menores de edad vinculados al Colegio en la base de datos del mismo.
- El registro de la información de los proveedores en la base de datos del COLEGIO GIMNASIO EL PORTILLO, en lo que corresponda, con el fin de dar cumplimiento al programa de autocontrol del sistema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, fines legales, laborales y financieros, registro en el sistema contable, gestión de cobros y pagos, facturación, gestión tributaria y evaluación de la calidad de servicio que prestamos a nuestros proveedores.
- El diligenciamiento del contrato de cooperación educativa y demás contratos o documentos asociados con el proceso de admisión y matrícula de candidatos y estudiantes.
- La recopilación, documentación, análisis y verificación de la información relacionada con el perfil psicológico, personal, aptitudinal y profesional de los aspirantes para los cargos administrativos y de docencia.
- El pago de obligaciones contractuales.
- La gestión y cumplimiento de las obligaciones propias del régimen laboral y de seguridad social, tales como: afiliación de los empleados ante las entidades del sistema general de seguridad social.
- El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
- El envío de información a otras entidades educativas nacionales o extranjeras, previa la solicitud escrita hecha por los padres de familia o acudientes en dicho sentido, o en virtud de la participación de los estudiantes en actividades asociadas con programas escolares.
- La inscripción en pruebas nacionales e internacionales en las que se requiera incluir datos personales.
- El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
- La comunicación efectiva y el control del flujo de información entre el Colegio y los padres de familia o acudientes y estudiantes, en lo relacionado con la comunicación de temas académicos o institucionales, tesorería y cartera, autorizaciones para salidas escolares o participación en eventos de los estudiantes (académicos, culturales o deportivos).
- – La comunicación efectiva y el flujo de información entre las instancias pertinentes del Colegio en lo ateniente a observaciones y novedades académicas y disciplinarias de los estudiantes, a partir de lo definido en el manual de convivencia.
- El control de ingreso y egreso de padres de familia o acudientes, estudiantes y empleados a las instalaciones del Colegio.
- La adopción y actualización, bajo criterios médicos, de las medidas pertinentes para proteger la salud y la integridad física de todos los integrantes de la comunidad educativa, dentro de los mas estrictos parámetros de confidencialidad, privacidad y seguridad por tratarse de datos sensibles.
- La realización de gestiones de mercadeo, exclusivamente relacionadas con la promoción de los servicios educativos que el Colegio ofrece.
- Cualquier otra finalidad acorde con la naturaleza de cada uno de los procesos, procedimientos y acciones que el Colegio requiera para realizar su labor misional, siempre que se ciña a los límites y requisitos constitucionales y legales aplicables.
Derechos del titular de los datos:
Los derechos que le asisten al titular de los datos personales son los siguientes:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en El Colegio, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a el Colegio salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
- Ser informado por el Colegio, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas concordantes que la modifiquen, adicionen o complementen, siempre y cuando se haya cumplido el requisito de procedibilidad, es decir, haber elevado el correspondiente requerimiento ante el Colegio y no haber sido atendido su reclamo.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, exceptuando los casos en que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. El Colegio deberá poner a disposición del titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.
Deberes del COLEGIO GIMNASIO EL PORTILLO como responsable del tratamiento de datos
Son deberes de El Colegio los siguientes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Solicitar y conservar copia de cada autorización otorgada por el titular de los datos.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de datos y el derecho de habeas data.
Autorización para el tratamiento de datos
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por una orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
3. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contando a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a través de la dirección de correo electrónico dispuesta para el manejo y tratamiento de los datos, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Disposiciones finales.
Las siguientes son las disposiciones finales de la presente política:
A las personas que trabajan actualmente o se vinculen en un futuro al COLEGIO GIMNASIO EL PORTILLO y que tengan acceso a datos personales, les es aplicable en su totalidad lo estipulado en la presente política.
La obligación de observar los criterios y principios, así como los procedimientos establecidos en esta política, por parte de todas las personas que tengan algún vínculo con el Colegio, persiste y se mantiene, incluso después de finalizada la relación con este.
El Colegio, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, realiza y actualiza el proceso de registro de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los tiempos y condiciones dispuestas para tal propósito, así como periódicamente hará las actualizaciones a las que haya lugar.
Vigencia de la política para el tratamiento de datos personales.
La presente política de datos entrará en vigencia a partir de 04/12/2019 (Acta 04 de 2019, Consejo Directivo) y así se mantendrá hasta que se dé una actualización de la misma o cambie la legislación sobre el particular.
Bogotá, 02 de diciembre de 2019